White Moves Charityveranstalter am 7.12.2012

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Veranstaltungskonzept






White Moves
Christian Stefanac
Glogauerstr. 16
75181 Pforzheim
















 
Inhaltsverzeichnis

 1. Zusammenfassung 3
 2. Allgemeine Beschreibung der Veranstaltung 5
 3. Veranstalterpersönlichkeit 6
 4. Marketing 7
 5. Rentabilitätsplanung 8

 
1. Zusammenfassung

Der Veranstalter, Herr Christian Stefanac, plant für den 07. Dezember 2012 in den Räumlichkeiten der Diskothek „Flash“ in Pforzheim die Exklusivveranstaltung „White Moves“ durchzuführen. Ziel der Veranstaltung ist es, durch die Einnahmen und Sponsorengeldern eine wesentliche Spendensumme für die Organisationen Kinderwunsch..und andere Hilfsorganisationen erwirtschaften zu können.

Die Veranstaltung steht unter der Motto „White Moves“ und soll 1mal bis 2mal im Jahr in den Räumlichkeiten der Diskothek Flash veranstaltet werden. Und somit zu einem festen Bestandteil im Nachtleben und in der Stadt Pforzheim sich herausstellen. Immer mit dem Motto mit Party machen noch etwas gutes und soziales zu bewirken. Die Gäste kommen alle in Weiß da das Motto White ist. Zu der Musikrichtung wird alles im Bereich Black, Soul,Funk,Oldschool,Hiphop und Rmb. Gespielt.

Die Motivation von Herrn Stefanac, diese Veranstaltung durchzuführen, liegt nicht in eigenwirtschaftlichem Interesse. Vielmehr möchte Herr Stefanac durch die Veranstaltung zum Einen regionalen Hilfsorganisationen mit finanziellen Mitteln, die durch die Veranstaltung erwirtschaftet werden, unterstützen, zum Anderen will Herr Stefanac für Pforzheim ein über die Grenzen hinaus bekanntes Event auch für die Zukunft schaffen.

Erfahrungen in der Organisation solcher Events konnte Herr Stefanac zum einen bereits als federführender „Macher“ des Erler-Beats als auch durch seine langjährige Tätigkeit in der Diskothek „Flash“ in Pforzheim sammeln.

Die Exklusivität der Veranstaltung ergibt sich aus den geplanten Showakts, einer Mischung aus Table-Dance und Burlesque sowie der tänzerischen Darbietung von Jugendlichen aus Pforzheim.

Insgesamt geht der Organisator von Gesamtkosten (brutto) von rd. Euro 54.000,00 (inkl. eines Spendenanteils von Euro 7.500,00). Diese sollen zum Einen aus den erwirtschafteten Erlösen als auch über Sponsorengeldern abgedeckt werden.
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Unter Zugrundelegung verschiedener Annahmen was die Besucherzahl betrifft, ergibt sich folgende Kurzdarstellung der Rentabilitätsvorschau:

Besucher 2.250 1.650 1.000

Euro Euro Euro

1. Gesamteinnahmen (brutto) 35.999 27.718 18.749

2. Werbekosten 21.255 21.255 21.255

3. Gagen 11.256 11.256 11.256

4. Sonstige Veranstaltungskosten 4.003 4.003 4.003

5. Sonstige Organisationskosten 2.920 2.920 2.920

6. Vorsteuer 6.811 6.811 6.811

7. Spenden 7.500 7.500 7.500

8. Aktuelle Deckungslücke -17.746 -26.027 -34.996


Die detaillierte Darstellung der Rentabilitätsplanung erfolgt unter Punkt Nr. 5. 
2. Allgemeine Beschreibung der Veranstaltung

Hier detailierte Beschreibung des Vorhabens:
• Wo und wann die Veranstaltung stattfinden soll? Die Veranstaltung findet in den Räumlichkeiten der Diskothek Flash statt. Da dieser Club schon über 10Jahre besteht. Eine sehr gute Verbindung hat zur Autobahnausfahrt und genügend Parkplätze. Ausserdem liegt es fern von Wohnorten wo sich Einwohner belästigt fühlen würden. Es ist im Industriegebiet der Wilferdingerhöhe und falls Leute und auch die Künstler von der langen Reise sich erholen würden sind 2 bekannte Hotels in der Nähe. Zu den Hotels wäre da zu einem das Hotel Residenz und das Hotel Royal. Was man zu Fuss erreichen könnte oder auch gut mit dem Auto oder mit den öffentlichen Verkehrsverbindungen wie Buss und Minicar.
• Unter welchem Motto und warum? Das Motto entstand erst aus verschiedenen beweggründen. Zuerst find alles damit an das ich meinen Junggesellenabschied feiern wollte und ich alle meine Kontakte und Freunde und Bekannte einladen wollte und aktiv in der Gestaltung der Feier mich einbringen. Dabei habe ich ein Brainstorming gemacht mit Hilfe einer Flipchart und kam ganz schnell auf viele tolle und wichtige Verbindungen die ich im laufe meiner 11jährigen arbeit die ich im Flash arbeite gesammelt habe. Und auch den Kontakt zu den jeweiligen Leuten gepflegt habe über den gesamten Zeitraum hinaus. Dazu kam noch das ich als angehender Jugend-Heimererzieher in diwersen Unternehmen und Sozialeneinrichtungen vieles erlebt und gesehen habe. Und mich es sehr belastet hat wie die Zustände der jeweiligen Zentren sind. Da kam mir die Idee gelder zu sammeln für den Jugendtreff die Welle auf dem Haidach-Buckenberg wo ein alter Billardtisch und Kickertisch noch dort sind zu Zeiten als ich ein Kind und Jugendlicher war. Und das ist sehr lange her. Zudem bauen einige Soziale Einrichtungen ähnlich wie in der Industrie Kundenorientiert die Einrichtungen auf. Und die Kunden das Klientel sind die Kinder und Jugnedlichen und die sehen auch sich um und hören sich um wo es die besseren Kicker – bzw. Billardtische gibt um Tuniere oder andere Dinge ins Leben zu rufen. Und ich habe mir gedacht jeder geht am Wochenende gerne aus warum nicht das vergnügen mit dem Nützlichen verbinden. Zudem will ich als Vorbildfunktion zeigen was man erreichen kann wenn man einen Traum hat und aus einem Traum wird ein Konzept und ein Projekt. Das man alles schaffen kann. Und das man nicht aufgeben soll oder kann. Mit meinem Projekt kann man sovieles bewirken und ich hoffe und apeliere hier nochmals an sie helfen sie mir um anderen zu helfen.
• Ziel der Veranstaltung? Die Ziele sind soziale Netzwerke die ich im laufe der Jahre kennengelernt habe wie Tanzschulen Lucas Dancehouse und andere sozial angagierte Menschen die Möglichkeiten geben das diese ihr Können zeigen und andere Jugendliche anwerben und ansprechen. Hier ist die öffentlichkeitsarbeit auch im Fokus. Die haben werbung und die Jugendlichen freuen sich ihr können und Talente unter beweis zu stellen. Indem ich 2 unbekannte Tanzschulen eine aus Pforzheim und die andere aus Calw gegeneinander antretten lasse im Beattle und das Puplikum entscheidet was besser war das Breakdance oder die Hiphoptänzer. Zudem ist Ziel der Veranstaltung soviel Gelder wie möglich zu sammeln für die Sozilalen Stiftungen wie z.b. Kinderwunsch und andere aber auch einen Teil für mein Jugendzentrum zu spenden das diese sich auf einen neuen gebrauchten Billardtisch und Kickertisch freuen können.
• ShowAkts darstellen? Was die ShowAkts betrifft habe ich zwei Vollprofis zwei Agenturen die haben beide über zehnjährige Erfahrung gemacht mit Grössen wie Lady Gaga und SWR3 und anderen Veranstaltungen. Es werden 10 Models anwesend sein jeweils 5 männliche und 5 weibliche die auch die Gogotänzer sind. Um auf eine Art Laufsteg für jeweilige Sponsoren der Texilindustrie oder Schmuckindustrie mit einer kurzen Fashinshow zu presentieren. Da sind dann 2 Jugendliche die als Rapper ihre Texte und Gedanken zum Ausdruck bingen. Bekannte und Jugendliche von Jugendtreffs und anderen Sozialennetzwerken. Hiphoptänzer und Breakdancer mischen sich unter das Publikum und machen ein Beatle. Mc und Beatboxer sind present genauso wie 1Sänger und 1Sängerin die live singen werden. Die Programme sind immer zwischen 5 und 15 Minuten nie länger da sonst die Gefahr entstehen könnte das die Gäste sich schnell langweilen. Ebenso haben wie Striptease männlich und Weiblich Bolesk in einem Champangnerglass. Eine Erotikdarstellerin die als die Schneekönigin eine fantastische Show bietet wo auch viele Frauen sehr angetan sind. Ich habe nur Profis und die Besten unter Vertrag. Ebenso haben wie lebendiges Buffet und auch für das leibliche Wohl ist gesorgt von einem 5Sterne Koch aus Baden-Baden wird amerikanische Leckerein wie Candys+Hotdogs+Burger und andere Dinge für die Gäste bereitstellen. Für die gut betuchten Gäste sind Limosinenshattels und Busshattels ebenso im Programm. Für die Stimmung sind Drei Djs anwesend Dj rockmaster b von Bigfm und sein Mc Puppet genauso wie der weitangereiste Dj Harris aus Ulm der eine Grösse in Ulm bis München ist. Und unser eigener Dj 2 Rock G. Als Act kommen Hiphopdrummer dazu. Das ganze Motto ist White das heist Weisse Deckos und Weisser Dresscode aber die Musikrichtung und Musikrichtung ebenso wie das Programm ist Americanstyle und Black und alles was man mit USA verbiden kann.

 
3. Veranstalterpersönlichkeit

Hier etwas zu Ihrer Person:? Zu meiner Person mein Name ist Christian Stefanac bin 31Jahre alt, bin verheiratet und bin in der Ausbildung dies ist das letzte Jahr als Angehender Jugend-Heimerzieher. Ich bin sehr von sozialen Einrichtungen der Familie und auch Freunden geprägt. Und habe nur Leute um mich die genauso denken und handeln wie ich es selbst. Ich war früher selber nicht ganz einfach und habe vieles schlimmes gesehen und erlebt und am eigenen leib erfahren. Doch in der dunkelsten Stunde waren es Sozialarbeiter und Menschen mit sozialen Gedankengut die mich wieder in die richtige Richtung geschickt haben. Und ich habe viele solche Christians gesehen und erlebt die genauso wie ich damals sind und waren die sich sehr alleine fühlen und dadurch Gefahr laufen dummes zu tun. Darum glauben kann Berge versetzen und auch meine alten Lehrer und Pädagogen sind erstaunt und positiv überrascht welchen Weg ich im Leben gehe und für was ich mich entschieden habe. Ich bin ein Veranstalter der sich nicht bereichern will nein ich will andere bereichern mit meinen Kontakten und meinen möglichkeiten anderen was gutes zu tun und zu helfen die weniger wie haben und es niemals kennen eine intakte und liebevolle Familie und sozialenumkreis zu kennen. Ich bin wie damals als ich als 18jähriger den Erler-Beat in die Stadthalle gebrachrt habe mit organisiert habe die ganzen vorgänge und Probleme erlebt habe. Aber wir wollten etwas besonderes und grosses auf die Beine stellen und das habe ich und damals mein Team auf die Beine gestellt. Anfanags hat uns jeder belächelt und dann als es mit mehr als 3250Schüler die Grösste Schulveranstaltung war waren sich alle einig Think Big. Und den selben gedanken habe ich jetzt auch.

• Warum wollen Sie die Veranstaltung durchführen? Mich reizt die Herausvorderung den die meisten sagen sich eine Grossraumveranstaltung hier in Pforzheim und das im Flash nie und nimmer. Ich habe auch Zeiten erlebt als über 2000 Menschen jeden Freitag im Flash waren und ich weiss welches Potenzial in mir ist und das in der Discko und dem Projekt White Moves an sich. Und die Fakten sind diese. Mit der Werbung als den Medien erreiche knapp 5 000 000 Menschen. Alleine mit der Radiowerbung von BigFm mit 1,8Mio zuhörer täglich. Dann haben wir wie kaum eine andere Stadt soviele Hochschulen und Schulen. Zudem sehr gute Verbindungen mit der Bahn und liegen in der Mitte von Karlsruhe und Stuttgart wo auch viele Studenten und Junge Leute sind. Ich weiss und bin davon überzeugt wenn man was besonderes plant dann kann man alles schaffen. Eines der jüngsten Projekte und Bewiese dafür ist Stand up Konzert. Und ich habe mich über 3jahre intensiv vorbereitet und die Fehler anderer Veranstalter oder allgemein Fehler aufgeschrieben analysiert und bin der festen überzeugung das ich mit allen Wasser gewaschen worden bin. Ich will eine Party das wie das Stand up Festival alles in den Schatten stellt das jeder Weiss am 7.12.2012 in Pforzheim ist was besonderes und der Veranstalter und sein Team von White Moves haben sich wieder was ganz besonderes ausgedacht. Ich will der Stadt Pforzheim und seiner Jugend was gutes tun. Und Gelder sammeln für andere die es dringend benötigen. Und sind wir mal ganz ehrlich 1€ davon wird man nicht ärmer und geben ist seeliger wie nehmen.
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• Wo liegt Ihre Motivation? Ich habe schon mal etwas unmögliches möglich gemacht der Erler-Beat war mein Everest und ich habe ihn bezwungen und habe es geschafft zudem habe ich dort soviel über mich selbst lernen können und habe dort Erfahrungen gemacht die man um sowas zu stemmen benötigt. Und es gibt für alles eine Lösung. Und ich bin auch einer der dann den Kompromiss sucht bevor er alles aufgibt. Meine Motivation ist die Menschen nicht zu enttäuschen die schon so oft vom Leben selbst enttäuscht worden sind. Ein teil das ich mein Eigenes Geld in die sache mit gebracht habe und das Geld anderer wie Investoren und Sponsoren. Das ich über 10jahre gewartet das ich meine Chonce erhalte. Aber auch die Motivation das ich anderen Menschen der Stadt Pforzheim und auch das falsche Denken der Menschen was sie über Diskoteheken und der Disco Flash denken falsch ist und einfaches Schubladen denken. Und das ich als sozialarbeiter das Werkzeug habe und die macht selbst hand anzulegen und was zu bewegen ich kann beginnen die Welt zu verändern und da wirken soviele tolle Menschen daran das vielleicht ich auch als Vorreiter und Beispiel für andere Veranstalter gelte und das eines tages es normal sein wird wenn man ausgeht in das Nachtleben das jeder Eintritt immer dazu dient mit einem gewissen Betrag etwas soziales zu bewirken.
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• Welche Erfahrungen haben Sie beim Veranstaltungsmanagement
• Veranstaltungsmanagement ist viel zu hoch gegriffen. Ich habe keine Angst vor entscheidungen vor Verantwortung und vor Herausforderungen ich befasse mich sehr intensiv mit den tematicken wie organisation und Vorbereitungszeit. Seit dem 1.01.2012 hänge ich mich voll rein in die Sache in mein Baby. Ich habe Anwälte, Grafikdesigner, Agenturen, Freunde und Bekannte, Sponsoren und Investoren, Konzept Businessplan und konzept. Ich habe um mich herum Profis die alle nur eines tun. die Ideen und meine Begeisterun teilen und ich reisse sie alle mit. Ich glaube an mich und mein Team und wir schaffen es gemeisam. Den meine Erfahrung und meine längjährige Erfahrung und gespräche mit den Klientel selbst den Gästen zeigt mir was ich tun kann und darf. Das bedeutet ich halte immer rücksprache und erkundige mich nach Trends und suche das Gespräch mit den Kunden mit den Klientel selbst. Ich bin am Ort am geschehen direkt vor Ort. Und wenn soviele Profis mir zusichern das alles was ich mir ausgedacht habe Hand und Fuss hat. Eine andere Frage wenn man sich über alles gedanken machen müste und ängste hätte dann wären wir nicht jetzt wo wir jetzt sind. Das experimentieren liegt in der Natur des Menschen und ich experimentiere indem ich eine Sharityveranstaltung in eines der bekanntesten und grössten Clubs Pforzheim bringe es sind laut Ordnungsamt 2500 Leute zu gelassen. Und wenn jeder was besonderes mal sehen will und wenn es nur 1mal im Jahr ist das gehen sie zu meiner Veranstaltung. Zudem in den Wintermonaten gehen die Leute mehr weck und die Disckoteheken haben dort die besten Zahlen der 7.12.2012 ist für Schüler und den Normalen Arbeiter ein Feiertag und man geht immer an den Feiertagen aus. Zudem mit den konzept spreche ich alle gruppen an alle Sozialenschichten alle die 18Jahre alt sind. Alle die Weiss gekleidet sind alle die bereit sind in dem Vorverkauf 12€ zu zahlen und an der Abendkasse 15€. Und die sich wohlfühlen wenn sie sehen das mit 10 bis 15 Securitys in der Disco selbst das Thema Sicherheit gross geschrieben wird. Die Securitys sind die bremensen für mich an einem guten Auto. Was nützt mir das teuerste und beste Auto wenn ich spare an der Sicherheit. Das beste Konzept kann daran kaputt gehen wenn ich hier spare und ich werde was das Thema profosionoalität und Sicherheit betrifft nichts dem zufall überlassen. Dafür stehe ich mit meinem Namen.
• Usw.
 
4. Marketing

Zur Bekanntmachung des Events wird auf diverse Marketinginstrumente zurückgegriffen. Unterstützt wird der Organisator hierbei von der Werbeagentur …. Ziel ist es, mit den eingeleiteten Werbemaßnahmen sowohl eine hohe Besucherzahl zu akquirieren als auch ein über die Stadtgrenzen hinaus bekanntes „Label“ zu schaffen.

Es ist geplant, auf folgende Werbeträge zurückzugreifen:

• Radiowerbung Big-FM
Detailinformationen

• Kinowerbung
Detailinformationen

• Anzeigenwerbung
Magazine „Solo“ und „KA-Nightlife“ Detailinformationen

• Internetauftritt

• Flyer und Plakate



 
5. Rentabilitätsplanung

Unter Zugrundelegung verschiedener Annahmen was die Besucherzahl betrifft, ergibt sich folgende Rentabilitätsvorschau:

Besucher 2.250 1.650 1.000

Euro Euro Euro

1. Gesamteinnahmen (brutto) 35.999 27.718 18.749

2. Werbekosten 21.255 21.255 21.255

3. Gagen 11.256 11.256 11.256

4. Sonstige Veranstaltungskosten 4.003 4.003 4.003

5. Sonstige Organisationskosten 2.920 2.920 2.920

6. Vorsteuer 6.811 6.811 6.811

7. Spenden 7.500 7.500 7.500

8. Aktuelle Deckungslücke -17.746 -26.027 -34.996

Eine detaillierte Rentabilitätsvorschau ist dieser Ausarbeitung als Anlage beigefügt.












Den Rentabilitätsplanungen wurden dabei folgende Planungsprämissen zugrunde gelegt:


Einnahmen
Die Einnahmen aus der Veranstaltung sind verschiedenen Quellen zuzurechnen. Wesentlichster Faktor sind neben den Sponsorengeldern die Einnahmen aus den Eintrittsgeldern. Diese belaufen sich im Vorverkauf auf brutto Euro 12,00 pro Person und an der Abendkasse auf brutto Euro 15,00 pro Person. Zur Ermittlung der Gesamteinnahmen wurden hierbei Annahmewerte ins Verhältnis gesetzt.
Des Weiteren fließen Einnahmen aus dem angebotenen Limousinen-Service. Insgesamt werden zwei Limousinen mit jeweils 8 Sitzplätzen gewillte Gäste von der Location zum Hauptbahnhof chauffieren. Unter Zugrundelegung der benötigten Fahrzeit sowie Ein- und Ausstiegszeiten ist für beide Limousinen mit insgesamt zwischen 15 und 18 Fahrten zu rechnen.
Alternativ wird ein Shuttle-Service mit Stadtbussen vom Hauptbahnhof zur Location angeboten. Geplant sind insgesamt 5 Busse a 160 Plätze. Der Fahrpreis von Euro 5,00 pro Person wird auf den Ticket-/Eintrittspreis aufgeschlagen.
Noch nicht in der Rentabilitätsplanung mit berücksichtigt wurden Sponsorengelder.


Werbekosten
Zur Bekanntmachung des Events wird auf verschiedene Werbemaßnahmen zurückgegriffen. In der Rentabilitätsplanung sind daher neben den Kosten für die Werbeagentur auch Kosten für die eigentlichen Werbeträger wie Radiowerbung, Anzeigen, Flyer, Plakate sowie der Internetauftritt enthalten.

Gagen
Die Veranstaltung soll durch exklusive Show-Acts brillieren. Hierzu wurden Kosten sowohl für die Darsteller als auch für die DJ´s in entsprechender Höhe berücksichtigt.


Sonstige Veranstaltungskosten
In den sonstigen Veranstaltungskosten sind neben den Kosten für das Sicherheitspersonal auch die Kosten für Anmietung der Limousinen sowie der Shuttle-Busse in entsprechender Höhe enthalten.


Sonstige Organisationskosten
In der Position sonstige Organisationskosten wurden Aufwendungen berücksichtigt, die nicht unmittelbar der Veranstaltung dienen, wie z.B. Rechts- und Beratungskosten, Versicherungen sowie ein Puffer für bisher noch nicht vorhersehbaren Kosten.


Spenden
Da das Event die Prägung einer Charity-Veranstaltung haben soll ist es geplant, aus den erzielten Einnahmen einen Betrag von mindestens Euro 7.500,00 an regional verankerte gemeinnützige Organisationen zu Spenden.