Neuigkeiten zum geplanten Intranet - geordnete Akten statt geordnete Rückkehr!
Es sind schon die ersten Spenden für unser Intranet eingegangen, vielen Dank für Eure Unterstützung! Wir möchten Euch an dieser Stelle etwas genauer darüber informieren, warum wir an diesem Digitalisierungsprojekt arbeiten.
Als Law Clinics haben wir das Ziel, kostenlose Rechtsberatung für finanziell und sozial Benachteiligte anzubieten. Dazu ist eine professionelle und datenschutzkonforme interne Aktenverwaltung sowie eine funktionierende digitale Kommunikation zwischen den Berater*innen essentiell. Wir müssen sehr sensible Daten unserer Mandant*innen z.B. zur Herkunft und Fluchtgeschichten verwalten. Zurzeit bewältigen die Law Clinics diese internen Verwaltungs- und Kommunikationsaufgaben mehr oder weniger professionell über verschiedene Tools oder lediglich mit Papierakten.
Genau hier wollen wir als Bundesverband der Refugee Law Clinics in Deutschland einspringen. Wir entwickeln derzeit ein zentrales Verwaltungssystem, das von allen RLCs kostenlos genutzt werden kann. Seit September letzten Jahres arbeitet Dominik aus München nun hauptamtlich an der Programmierung unseres Intranets.
Dominik, der Programmierer des Intranets
Dazu bekommt er viel Unterstützung von ehrenamtlichen Tester*innen und von unserer Vorstandsvorsitzenden Katrin. Aktuell nutzen bereits sechs RLCs das Aktenverwaltungsprogramm, testen verschiedene neue Funktionen und sind in konstantem Austausch mit Dominik. Durch diesen engen Feedback-Prozess stellen wir sicher, dass das Intranet auf die individuellen Bedarfe der RLCs zugeschnitten ist und genau die Aufgaben erfüllen, die es erfüllen soll.
Aktuell priorisieren wir die Implementierung der Aktenverwaltung ins Programm, da diese Funktion von allen RLCs am dringlichsten benötigt wird. Die Daten und Unterlagen der Mandant*innen können übersichtlich angelegt werden. Außerdem gibt es eine Chat-Funktion für die Beratungsteams, die sich so zu einzelnen Fällen austauschen können. Diese Funktion wird seit April von den ersten RLCs genutzt. Wir hoffen, dass bald weitere RLCs die großen Erleichterungen nutzen können, die das Intranet zur Aktenverwaltung bietet.
Über die vereinfachte Aktenverwaltung hinaus sollen die RLCs künftig auch weitere vereins- und projektrelevante Arbeit im Intranet erledigen können. So wird jede RLC ihre Mitglieder im Intranet verwalten können und die interne Terminfindung und Zusammenarbeit soll durch eine Kalenderfunktion erleichtert werden. Zur Vereinfachung der Arbeit an gemeinsamen Dokumenten arbeiten wir am „Collab-Tool“. Diese Tools sollen dann auch genutzt werden, um die Vernetzung zwischen den RLCs und mit dem Bundesverband zu vereinfachen.
Einer der Hauptgründe für die Notwendigkeit eines Intranets für die RLCs ist und bleibt jedoch der datenschutzkonforme Umgang mit sensiblen Daten. Selbstverständlich wird das Verwaltungssystem mit der DSGVO vereinbar sein, so dass die Berater*innen Dateien nicht mehr bei einem externen Anbieter auf unbekannten Servern gespeichert werden müssen, sondern auf sicheren Servern liegen. Jede*r wird nur seine eigenen Akten einsehen können, die Einsicht in andere Akten kann bei Bedarf freigegeben werden.
Um das Projekt „Flüchtlingsschutz Goes Digital“ weiterzuführen sind wir auf finanzielle Unterstützung angewiesen, in erster Linie, um unserem Programmierer Dominik sein Gehalt zu zahlen.