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Hilf' der Hamburger Tafel e.V. bei Organisation und Verwaltung!

Hamburg, Deutschland

Hilf' der Hamburger Tafel e.V. bei Organisation und Verwaltung!

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C. Tack von Hamburger Tafel e.V.Nachricht schreiben

Die Hamburger Tafel e.V. verwendet derzeit ein ERP-System (Enterprise-Resource-Planning) auf Basis des Programms Microsoft Access. Mit Hilfe des Programms erfolgt die Verwaltung der ehrenamtlichen Mitarbeiter, die Lagerverwaltung und Tourenplanung, die Verwaltung der Vereins- und Fördermitglieder sowie die Bearbeitung der Spendenbescheinigungen für Geld- und Sachspender. Damit sind nahezu alle für die Hamburger Tafel e.V. wesentlichen Organisationsprozesse in diesem Programm abgebildet.

Dabei handelt es sich um einen vor Jahren erstellte Eigenentwicklung, welche leider nicht dokumentiert ist. Daher kann bereits jetzt kein umfassender Support gewährleistet werden. Bereits ein Update oder Wechsel auf ein neueres Office-Paket kann zu einer Inkompatibilität führen, welche nicht schnell behoben werden kann. So besteht für die Hamburger Tafel e.V. ein erhebliches Risiko der Arbeitsfähigkeit, da das derzeit genutzte System das wesentliche Gerüst der täglichen Arbeit bildet.

Daher soll im Rahmen einer Weiterentwicklung des Systems auf eine andere Technologie gewechselt werden, die eine bessere Unterstützung gewährleistet und auch eine moderne Anwendungsentwicklung und –betreuung (z.B. durch Web-Zugriff) ermöglicht. Dabei ist für die Hamburger Tafel e.V. eine Plattformunabhängigkeit zur Zukunftssicherung der Anwendung von großer Bedeutung. Aus diesen – und aus Kosten-Gründen – soll die Anwendung auf Basis geeigneter Open-Source-Programme entwickelt werden.

Für die erstmalige Entwicklung und Einrichtung der Anwendung soll ein IT-Unternehmen beauftragt werden, da diese Arbeit nicht alleine mit ehrenamtlichen Helfern geleistet werden kann. Die weitere Betreuung soll im Bereich des „First-Level-Support“ dann wieder durch eigene, ehrenamtliche Mitarbeiter geleistet werden mit einem externen Dienstleister für weitergehenden Support. Um dies zu gewährleisten, werden die ehrenamtlichen Mitarbeiter der Hamburger Tafel e.V. bereits in die Anwendungsentwicklung mit eingebunden.

Durch die Maßnahme werden die wesentlichen Organisationsprozesse der Hamburger Tafel e.V. auf eine zukunftssichere Grundlage gestellt, da durch die dokumentierte Entwicklung einer ERP-Systems auf Basis einer Open-Source-Software mitsamt Dokumentation eine deutliche schnellere und zuverlässigere Reaktion auf evtl. auftretende Probleme erfolgen kann. Gleichzeitig ist die Zukunftsfähigkeit des Systems deutlich gesteigert, da die Abhängigkeit von einem Softwareanbieter deutlich reduziert wird.
So wird die Arbeitsfähigkeit der Hamburger Tafel e.V. auch für die zukünftigen Herausforderungen durch ein aktuelles und zuverlässiges ERP-System für die notwendigen Organisationsprozesse sichergestellt.

Für diese Dienstleistung wurde bei einem IT-Unternehmen ein indikatives Angebot zur Kostenschätzung eingeholt. Darauf basierend ist von einem Kostenvolumen von rd. 17,4 T€ auszugehen. 5 T€ sind uns aus dem HASPA-Lotteriesparen in Aussicht gestellt, daher beträgt der Restbedarf rd. 12,4T€.

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